Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste:

1. Rekisterinpitäjä

Avara Oy Kansakoulukatu 10 00100 Helsinki

2. Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Satu Lehtinen, Avaran vuokrauspäällikkö. satu.lehtinen@avara.fi

3. Rekisterin nimi

Avara Oy:n Markkinointirekisteri sekä Vuokraus- ja asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä suoramainonnan, markkinoinnin, mielipide- tai markkinatutkimuksien tai muiden tämän kaltaisten toimintojen suorittamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä markkinoinnin kohdentamiseksi oikealle kohderyhmälle.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää vuokrasopimusten ja asiakkuuksien hallintaan ja vuokrasuhteen sekä vuokrareskontran hoitoon. Henkilötietoja tarvitaan vuokrasopimuksien tekemiseen, huoneistoihin liittyvissä tarkastus-, korjaus-, ja vaihtotilanteissa sekä vuokrien laskutuksessa ja perinnässä. Henkilötietoja tarvitaan myös vuokralaisille tiedottamisessa.

5. Rekisterin tietosisältö

Markkinointia varten voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, postiosoite)
  • syntymäaika tai ikä
  • Avara Oy:n www-sivujen selaus/käyttöhistoria
  • sukupuoli
  • ammatti
  • kiinnostuksen kohteet

Tampuuriin Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja vuokrahuoneiston hakijoista, vuokralaisista ja kanssavuokralaisista, muista huoneistossa asuvista henkilöstä, vuokran maksajasta ja takaajasta. Vuokralaisista ja kanssavuokralaisista voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, postiosoite)
  • henkilötunnus
  • syntymäaika
  • sukupuoli
  • siviilisääty
  • äidinkieli
  • tieto vajaavaltaisuudesta ja mahdollisesta edunvalvonnasta
  • tiedot ammatista ja työsuhteesta (työssäkäynti, työsuhteen kesto, laatu)
  • tulo- ja varallisuustiedot
  • luottotiedot
  • vuokran maksutiedot ja maksuhistoria
  • vuokravakuustiedot

Muista huoneistossa asuvista henkilöistä voidaan tallettaa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • syntymäaika tai henkilötunnus

Vuokra-asunnon hakijoista voidaan tallettaa edellä kuvatun lisäksi seuraavia tietoja:

  • hakijan nykyisen asunnon tiedot
  • asunnon tarpeen syy
  • Hakijan ilmoittamia lisätietoja, jotka voivat vaikuttaa asunnon tarpeeseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään. Avara Oy:n www-sivuilta tallennetaan sivujen selaus/käyttöhistoria, mistä ilmoitetaan nettisivuille saavuttaessa. Henkilötietoja voidaan kerätä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta.

Asuntopalveluihin liittyvät tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään vuokra-asuntohakemuslomakkeen ja vuokrasopimuksen sisältämien tietojen osalta. Tietoja tarkistetaan vuokrasuhteen aikana mahdollisia muutoksia vastaaviksi. Vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä henkilötietojen oikeellisuus tarkastetaan väestörekisteristä.

Henkilötietoja voidaan kerätä väestörekisteristä vuokra-asuntojen asukastietojen osalta. Luottotiedot tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

8. Evästeet

Sivuilla käytetään evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille ja mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä.

Evästeiden avulla pystytään parantamaan sivujen sisältöä ja tarjoamaan asiakkaille yksilöityjä sisältöjä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja ja ne voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpidettävien sivujen ja tarjottavien palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Kävijäanalytiikkaan käytetään Google Analytics -järjestelmää. Google Analytics käyttää evästeitä auttaakseen verkkopalvelua analysoimaan, kuinka käyttäjät käyttävät verkkopalvelua. Evästeeseen tallentuvat tiedot siitä, kuinka käytät verkkopalvelua (mukaan luettuna IP-osoite). Evästeen tiedot lähetetään Googlen palvelimille ja tallennetaan niille eli tiedot voivat sijoittua EU-alueen ulkopuolelle.

Google käyttää näitä tietoja sen arvioimiseen, kuinka käyttäjä käyttää verkkosivustoa, verkkosivuston aktiivisuuden raporttien koostamiseen verkkosivuston operaattoreille ja muiden verkkosivuston aktiivisuuteen sekä internetin käyttöön liittyvien palveluiden tarjoamiseen. Google voi myös välittää näitä tietoja kolmansille osapuolille, mikäli laki tätä vaatii tai kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä IP-osoitteita mihinkään muihin Googlen hallinnoimiin tietoihin. Käyttämällä verkkosivustoa käyttäjä hyväksyy, että Google käsittelee häntä koskevia tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Avaran verkkosivusto käyttää HubSpot -markkinointiautomaatiojärjestelmää. HubSpot käyttää evästeitä kerätäkseen tietoja siitä, kuinka käyttäjät käyttävät sivustoa. Näillä evästeillä kerättyjä tietoja käytetään raporttien koostamiseen, apuna sivuston parantamisessa ja markkinointimme tukena. HubSpotin tietosuojalauseke on nähtävillä tästä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalisina säilytettävät tiedot säilytetään lukitussa tilassa. Rekisteritiedot kerätään markkinointijärjestelmään johon Avara Oy:n rajatuilla ja nimetyillä työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla on henkilökohtaiset tunnukset. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään ja käytössä on vahvat salasanat.

Digitaalisessa muodossa säilytettävät asuntopalveluita koskevat tiedot säilytetään luotettavalla tavalla suojatussa ja suljetussa tietojärjestelmässä, jonka käyttäminen edellyttää tietokantajärjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tiedot on talletettu palvelimelle, joka sijaitsee lukitussa tilassa, jossa liikkumista rajoitetaan kulunvalvonnalla ja valvotaan tallentavalla videovalvonnalla.