Avara’s Privacy Notice: Applicants

Updated 7.1.2022

This privacy notice describes how we process your personal data when you apply for a job with us (Privacy notice in Finnish only).

1. Rekisterinpitäjät ja rekisterinpitäjien yhteystiedot

Avara Oy
Bulevardi 7
00120 Helsinki
tietosuoja@avara.fi

Avara Rahastot Oy
Bulevardi 7
00120 Helsinki
tietosuoja@avara.fi

2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme tehdä tarvittavat rekrytointiin liittyvät toimet avoinna olevan työtehtävän täyttämiseksi ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

Keräämme tietoja vain siinä laajuudessa kuin rekrytoinnin läpivienti edellyttää. Tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa, eikä rekisteröityjä profiloida tietojen perusteella EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan tarkoittamalla tavalla. Tietoja ei myöskään käytetä suoramarkkinointiin.

3. Mihin lainmukaiseen perusteeseen henkilötietojen käsittely perustuu?

OIKEUSPERUSTE	KÄSITTELYN TARKOITUS
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet	Henkilötietojen käsittelyperusteena on pääsääntöisesti työsopimuksen täytäntöönpano, ja sitä edeltävät toimenpiteet.
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut	Meillä on rekisterinpitäjänä oikeutettu etu käsitellä käsitellä henkilötietojasi rekrytointiprosessin läpiviemiseksi hakemuksesi perusteella. Voimme käsitellä oikeutetun edun perusteella tietojasi myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä työntekijän valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi. Huolehdimme, että käsittely on oikeasuhteista etuihisi nähden ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi. Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella, sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Katso lisää kohdasta 8.
Suostumus	Kysymme suostumuksesi esimerkiksi siihen, että̈ saamme säilyttää̈ ja käyttää̈ hakemustasi muissa rekrytoinneissamme. Pyydämme sinulta luvan myös rekrytoinnin yhteydessä suoritettaviin arviointeihin tai tarvittavien taustaselvitysten tekemiseen.

4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain työnhaun ja haussa olevan tehtävän kannalta tarpeellisia tietoja. Käsittelemme muun muassa seuraavia tietoja:

HENKILÖTIETORYHMÄ	ESIMERKKEJÄ TIETOSISÄLLÖSTÄ
Evästeiden ja muiden samankaltaisten teknologioiden avulla kerätyt tiedot	Tiedot IP-osoitteesta, vierailluista sivuista, vierailuun käytetystä laitteesta ja selaimesta.
Perustiedot	Nimi, osoite ja yhteystiedot.
Rekrytointiprosessin aikana kertyneitä tietoja	Kuten haastattelun yhteydessä tehdyt muistiinpanot ja soveltuvuusarvioinnit.
Rekrytointipalvelun käytön yhteydessä kertyvät tiedot	käyttäjätunnukset salasanat tunnistamiseen liittyvät tiedot rekrytointipalvelun käyttöä koskevat lokitiedot
Suostumukset ja luvat	Henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot.
Vapaaehtoisia antamiasi työnhakuun liittyviä tietoja	Tiedot, joiden avulla voimme arvioida soveltuvuuttasi tehtävään, kuten osaamis- koulutus-, kokemus- ja tutkintotiedot työhistoria työnhakijan syntymäaika sukupuoli valokuva Linkedin -tili ja muut profiilit suosittelijat ja suosittelijan yhteystiedot tieto siitä, että saako hakemuksen säilyttää ja käyttää sitä muissa tulevissa rekrytoinneissa tulevaan työtehtävään liittyvät toivomukset ja kiinnostuksen kohteet
Viestien tallenteet	Yhteydenpitoon liittyvät viestit, joissa olet osapuolena.

5. Mistä keräämme henkilötietojasi?

Saamme henkilötietosi pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Mikäli hankimme tietoja muualta (esimerkiksi luotto- ja taustatietojen tarkastus, suosittelijat) pyydämme sinulta erikseen suostumuksen tai tästä ilmoitetaan erikseen.

6. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Hyödynnämme toiminnassamme erilaisia kumppaneita, joille henkilötietojasi voidaan luovuttaa tilanteesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen. Nämä henkilötietojen vastaanottajat voivat toimia tilanteesta riippuen joko itsenäisinä rekisterinpitäjinä tai henkilötietojen käsittelijöinä, jolloin henkilötietoja käsitellään vain Avaran määrittämiin käyttötarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajien ryhmille:

Rekrytointipalvelujen tarjoajat ja soveltuvuusarvioinnit
Rekrytoinnin onnistumisen varmistamiseksi luovutamme henkilötietojasi rekrytointipalvelujen tarjoajalle sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointeja tuottaville tahoille.

IT-toimittajat
Luovutamme henkilötietojasi it-järjestelmien toimittajille työnhakuun liittyvien toimenpiteiden suorittamiseksi sekä palvelun ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

Avara-konsernin sisällä
Esimerkiksi henkilöstöhallinnon järjestämistä varten luovutamme tietoja Avara-yhtiöiden välillä.

7. Missä maissa henkilötietojasi voidaan käsitellä?

Käsittelemme henkilötietojasi pääosin Euroopan Unionin alueella sijaitsevissa järjestelmissä ja tietovarannoissa. Osa käyttämistämme kumppaneista tai näiden tarjoamista palveluista sijaitsee kuitenkin Euroopan Talousalueen ulkopuolella, jolloin henkilötietojasi siirtyy myös EU alueen ulkopuolelle alla luetelluissa rajatuissa tilanteissa.

Esimerkkejä tilanteista, joissa henkilötietojasi voi siirtyä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TILANNE, JOSSA SIIRTO VOI TAPAHTUA	TOIMENPITEET, JOILLA PYRIMME SÄILYTTÄMÄÄN HENKILÖTIETOJEN KORKEAN TASON
Henkilötietoja sisältävä IT-järjestelmä tai pilvipalvelu sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolisella palvelimella	EU komission laatimien mallisopimuslausekkeiden käyttö kumppaneiden kanssa solmittavien sopimusten liitteenä/yritystä koskevat sitovat säädännöt, jotka valvontaviranomainen on vahvistanut kumppania koskien.
Henkilötietoja sisältävä, EU alueella sijaitsevalla palvelimella olevaan IT-järjestelmään tai pilvipalveluun tehdään etäyhteyden kautta päivityksiä tai ylläpitoa EU:n ulkopuolelta	EU komission laatimien mallisopimuslausekkeiden käyttö kumppaneiden kanssa solmittavien sopimusten liitteenä

Tilanteissa, joissa henkilötietojasi siirtyy kolmansiin maihin, toteutamme suojatoimenpiteitä, joilla eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyisi myös henkilötietojen siirtämisen jälkeen.

Tällaisia toteuttamiamme toimenpiteitä ovat muun muassa Euroopan komission laatimien mallisopimuslausekkeiden käyttö osana sopimuksia, joita solmimme kumppaneidemme kanssa, tai että valvontaviranomainen on vahvistanut EU-alueen ulkopuolella sijaitsevan kumppanimme osalta niin kutsutut yritystä koskevat sitovat säännöt.

Euroopan komission laatimista mallilausekkeista voit lukea lisää täältä: Euroopan Komission laatimista mallilausekkeista voit lukea lisää täältä:
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

8. Millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen ja miten voit käyttää niitä?

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle erilaisia oikeuksia henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Tahdomme kuitenkin huomauttaa, että nämä lainsäädännön takaamat oikeudet eivät ole täysin rajoittamattomia. Emme esimerkiksi voi poistaa tietoja, jos meihin soveltuva lainsäädäntö edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.

Voit pyytää meitä toteuttamaan alla olevia oikeuksia lähettämällä pyyntösi tämän tietosuojaselosteen 1. kohdassa mainittuun osoitteeseen.

Saat vastauksen pyyntöösi viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme vastaanottaneet pyyntösi. Poikkeustilanteissa voimme jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella lainsäädännön sallimalla tavalla. Pyyntöön vastataksemme tarkistamme henkilöllisyytesi.

Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on aina oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus saada pääsy sekä oikeus saada jäljennös näistä tiedoista.

Oikeus henkilötietojesi oikaisuun. Mikäli koet, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tällaiset henkilötiedot.

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen. Voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Huomioithan kuitenkin, että emme voi välttämättä poistaa sellaisia tietoja, joiden säilyttämiselle on edelleen olemassa perusteltu tarve, kuten tietty lakisääteinen velvollisuus.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta vastustaa kaikkea henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan henkilökohtaisen tilanteeseen liittyvän syyn perusteella silloin, kun tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.

Meillä on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy. Tällainen syy voi olla esimerkiksi oikeudellisen vaateen tai väärinkäytöksen selvittäminen, esittäminen tai puolustaminen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että olemme esimerkiksi käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä: https://tietosuoja.fi/etusivu

9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina työnhakuprosessin kannalta.

HENKILÖTIETORYHMÄ	SÄILYTYSAJAN KUVAUS
Työnhakuun liittyvät tiedot	Säilytämme työnhakuun liittyviä tietoja 2 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysaika perustuu tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin.
Työhakemus tulevia rekrytointeja varten	Jos annat suostumuksesi, säilytämme hakemuksesi tulevia rekrytointeja varten 2 vuotta hakemuksen jättämisestä.

10. Miten huolehdimme henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja turvallisuudesta?

Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja henkilötietojesi turvallinen säilyttäminen ja käsittely on meille tärkeää. Suojaamme henkilötietojasi asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen suojauksessa on toteutettu mm. seuraavia toimenpiteitä

Pääsyn rajoittaminen. Henkilötietojen käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille, valtuutetuille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain asianmukaisin käyttövaltuuksin.

Sopimukset. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Myös mahdolliset henkilötietoja käsittelevät sopimuskumppanimme sitoutuvat huolehtimaan asianmukaisista henkilötietojen turvallisuutta koskevista toimista.

Henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistus. Olemme järjestäneet kattavaa tietosuojakoulutusta sekä ohjeistusta koko henkilöstöllemme. Olemme antaneet työntekijöillemme sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä, tietoturvaa ja tietosuojaa koskien, joita ohjeita ja määräyksiä työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojen tekninen suojaus. Henkilötiedot ja järjestelmät on suojattu mm. palomuurein. Valvomme lisäksi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tapahtumia ja pyrimme tunnistamaan poikkeamia automaattisesti. Tiedot on talletettu palvelimelle, joka sijaitsee lukitussa tilassa, jossa liikkumista rajoitetaan kulunvalvonnalla ja valvotaan tallentavalla kameravalvonnalla. Tarkastamme henkilötietojen käsittelytoimet sekä niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin arvioimme käsittelyyn liittyviä riskejä säännöllisesti ja esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

11. Voidaanko tähän tietosuojakuvaukseen tehdä muutoksia?

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja tässä selosteessa esitetyt tavat, joilla henkilötietoja käsitellään voivat liiketoimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, joiden takia tietosuojaselostetta voidaan muuttaa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla ja suosittelemme tutustumaan sen sisältöön säännöllisesti.

Avara’s Privacy Notice: Applicants