Tietosuojaseloste

Avara Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty 30.9.2021

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, kun olet asiakkaamme tai vuokralaisenamme.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä erilaisiin vuokrasuhteeseen perustuviin käyttötarkoituksiin. 

Lisäksi henkilötietojasi voidaan käsitellä erilaisiin markkinointi- ja myynninedistämistarkoituksiin tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

Huomioithan, että vaikka et ole asiakkaanamme tai vuokralaisena, käsittelemme henkilötietoja myös asuntojen hakijoiden, samassa huoneistossa asuvien henkilöiden ja vuokran maksajien osalta.

Joissain hallinnoimissamme vuokrakohteissa käytetään lisäksi tallentavaa kameravalvontaa sekä erilaisia sähköisiä kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmiä asumisympäristön turvallisuuden parantamiseksi.

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä menettelyistämme tai haluat hyödyntää tietosuojalainsäädännön sinulle takaamia oikeuksiasi, voit olla meihin yhteydessä alla olevaan osoitteeseen.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Avara Oy
Kansakoulukatu 10
00100 Helsinki
tietosuoja@avara.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimukseen tai tällaisen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi, Avara Oy:n lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, oikeutettuun etuun perustuen sekä antamasi suostumuksen nojalla.

Henkilötietoja käsitellään pääosin asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitoon liittyviin tarkoituksiin sekä markkinointiin ja viestintään.

Joissakin kiinteistöissämme käytetään videovalvontaa sekä elektronisia kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmiä turvallisuutta vaarantavien tilanteiden estämiseksi ja tutkimiseksi. Käsittelytoimenpiteet perustuvat oikeutettuun etuumme. Nämä toimenpiteet ovat välttämättömiä turvallisuuden parantamiseksi, ja mahdollisten rikosten ja ilkivallan ehkäisemiseksi. Olemme ottaneet huomioon videovalvontaa koskevat erityiset lakisääteiset vaatimukset.

Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella, sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.  Lue lisää kohdasta 7.

  • Asiakaspalvelu. Henkilötietojasi käsitellään erilaisten palvelupyyntöjen yhteydessä, esim. asuntohakemukseen liittyviin toimenpiteisiin sekä asukasilmoituksiin liittyen.
  • Asukaskyselyt. Käsittelemme henkilötietojasi erilaisten asukaskyselyjen yhteydessä, esim. asiakastyytyväisyyden mittaamisessa.
  • Asukaslahjat. Henkilötietojasi käsitellään erilaisiin jälkimarkkinoinnin tarkoituksiin, esim. mahdollisten asukaslahjojen toimittamiseen.
  • Asuntoesittelyt. Henkilötietojasi käsitellään asuntoesittelyjen yhteydessä.
  • Asuntojen kunnossapito. Henkilötietojasi käsitellään vuokrauskohteeseen liittyvien mahdollisten kunnossapitotöiden yhteydessä.
  • Auto- ja muiden pysäköintipaikkojen hallinta. Henkilötietojasi käsitellään pysäköinnin järjestämiseksi.
  • Avainhallinta. Henkilötietojasi käsitellään vuokrauskohteen avainten hallinnassa.
  • Asiakkuuden ja vuokrasuhteen hoitaminen. Tarvitsemme henkilötietojasi asiakkuutesi ja vuokrasuhteesi hoitoon.
  • Energian hallintajärjestelmä. Käsittelemme henkilötietojasi kiinteistöjemme energiatehokkuuden ohjaamisessa ja ylläpidossa.
  • Isännöintipalvelut. Henkilötietojasi käsitellään vuokrauskohteeseen liittyvien isännöintipalvelujen yhteydessä.
  • Kiinteistöhuoltopalvelut. Käsittelemme henkilötietojasi esim. asukasilmoituksiin liittyen (tulo- ja lähtöilmoitukset) sekä mahdollisten vikailmoituksien käsittelyssä.
  • Kiinteistösihteeripalvelut. Voimme käsitellä henkilötietojasi esim. vuokrahyvitysasioissa ja vakuuspalautuksissa.
  • Kodinkoneiden toimitus. Käsittelemme henkilötietojasi mahdollisten kodinkonetoimituksien yhteydessä.
  • Laskutuspalvelut. Henkilötietoasi käsitellään esim. vuokralaskujen lähettämiseen sekä saatavien hallinnassa.
  • Markkinointi ja viestintä. Käytämme henkilötietoja kohdentaaksemme viestintää ja markkinointia oikeille henkilöille. Voimme lähettää sinulle valintojesi mukaan erilaisia uutiskirjeitä, mielipide- ja markkinatutkimuksia, tiedotteita, erilaisia kutsuja sekä suoramarkkinointia. Markkinointi ja viestintä perustuu joko antamaasi suostumukseen tai asiakassuhteeseen Avara Oy:n hallinnoiman asiakkuuden kanssa.
  • Porrasnäytön asukasluettelo, asukassovellus ja yhteistilojen varauskalenterit. Käsittelemme henkilötietojasi porrashuoneen infotaulun tietojen ylläpitämiseksi ja tarjotaksemme asukassovelluksen sekä yleisten tilojen varauskalenterien yhteydessä. Porrashuoneen sisääntulokerroksessa tulee olla näkyvällä paikalla infotaulu, johon on merkitty kunkin huoneiston haltijan sukunimi.
  • Vahingot ja vakuutustoiminta. Henkilötietojasi voidaan käsitellä esim. mahdollisen vahinkotapauksen käsittelyn yhteydessä.
  • Vuokra-asuntohakemuksen käsittely. Henkilötietojasi käsitellään asuntohakemusprosessin yhteydessä.
  • Vuokrasopimuksen hallinta. Henkilötietojasi käsitellään esim. vuokrasopimuksen valmisteluun, vuokrasuhteen aikana sekä sen päättämiseen yhteydessä.
  • Tallentava kameravalvonta ja sähköiset kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmät. Joissain hallinnoimissamme vuokrakohteissa käytetään kameravalvontaa sekä erilaisia sähköisiä kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmiä asumisympäristön turvallisuuden parantamiseksi, mahdollisten rikosten ja ilkivallan ehkäisyyn sekä niistä ilmoittamiseksi viranomaisille.
  • Turvallisuudenvarmistaminen. Henkilötietojasi voidaan käsitellä esim. mahdollisten asumisen turvallisuuteen liittyvien ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.
  • Taloushallintopalvelut. Voimme käsitellä henkilötietojasi esim. mahdollisen vastikelaskutukseen liittyen.

3. Millaisia henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?

Riippuen asiakkuutesi tyypistä tai muusta suhteesta Avara Oy:hyn, käsittelemme erilaisia henkilötietoryhmiä, kuten esimerkiksi:

  • Perus- ja yhteystietoja, kuten etunimet ja sukunimi, osoite, huoneistonumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, syntymäaika sekä kansalaisuus.
  • Vuokrasuhteisiin ja sopimuksiin liittyviä tietoja, kuten tiedot vuokratusta kohteesta ja vuokrasopimuksen kestosta.
  • Kiinnostuksenkohteisiin ja taustoihin liittyviä tietoja, kuten tulo- ja varallisuustietoja, tietoja ammatista ja työsuhteesta, tietoja asunnon tarpeen syistä, erilaisia luottotietoja sekä tietoja mahdollisesta vajaavaltaisuudesta tai edunvalvonnasta. ARA-asunnoissa liitetiedot, (esim. verotiedot, varallisuus, tulotiedot, nykyisen asunnon tiedot, osoitetiedot, asunnon hallintamuoto, asunnon pinta-ala)
  • Vuokran maksutietoja ja maksuhistoriaan liittyviä tietoja, kuten vuokravakuuteen liittyviä tietoja sekä tietoja mahdollisista maksuviivästyksistä ja luottohäiriömerkinnoistä.
  • Viestintään ja markkinointiin liittyviä tietoja, kuten antamiasi suostumuksia, evästeiden avulla kerättyjä tietoja sekä tietoja sinulle lähetetystä viestinnästä.
  • Vuokrakohteissamme mahdolliseen kameravalvonnan ja sähköisiin kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmiin tallentuvat tiedot.
  • Muita meille antamiasi tietoja.

4. Mistä keräämme henkilötietoja?

Asuntopalveluihin liittyvät henkilötiedot keräämme pääosin suoraan sinulta vuokra-asuntohakemuslomakkeen ja vuokrasopimuksen kautta. Vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä antamiesi henkilötietojen oikeellisuus tarkistetaan väestörekisteristä. Luottotiedot tarkistetaan Suomen Asiakastieto Oy:n ylläpitämästä luottotietorekisteristä.

Henkilötietoja voidaan hankkia myös muissa tilanteissa Avaran ulkopuolisilta toimijoilta, kuten erilaisilta yhteistyökumppaneilta sekä muilta henkilötietoja koskevia palveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten. Poistamme tarpeettomat sekä vanhentuneet henkilötiedot, kun tietojen säilytykselle ei ole enää perusteita.

6. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot kolmansiin maihin

Vaikka teemmekin paljon itse, hyödynnämme toiminnassamme Avaran ulkopuolisia toimijoita. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajien ryhmille:

  • Avara -konserniin kuuluville yhtiöille
  • Erilaisille IT- ja konesalipalveluiden toimittajille
  • Energianhallintajärjestelmän toimittajalle
  • Elektroonisen infotaulun, asukassovelluksen ja yhteistilojen varauskalenterin toimittajalle
  • Isännöinti- ja kiinteistönhuoltoa tarjoaville kumppaneillemme
  • Laskutus- ja perintäpalvelukumppaneillemme
  • Markkinointikumppaneillemme
  • Sähkö- ja tietoverkkotoimittajille
  • Urakoitsijoille ja välitysliikkeille
  • Vartiointi- ja lukkoliikkeille
  • Viranomaisille
  • Muille kolmansille osapuolille, kuten kodinkonelaitetoimittajille.

Huomioithan, että osa käyttämistämme kumppaneista ja henkilötietojen vastaanottajista sijaitsevat Euroopan Talousalueen ulkopuolella.

Tilanteissa, joissa henkilötietojasi siirretään Euroopan Talousalueen ulkopuolelle, olemme toteuttaneet erilaisia toimenpiteitä, joilla eurooppalaisen lainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös siirtojen jälkeen. Esimerkki tällaisista toimenpiteistä on Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden hyödyntäminen osana sopimuksia, joita solmimme kolmansissa maissa sijaitsevien henkilötietojen vastaanottajien kanssa. Euroopan komission mallilausekkeisiin voit tutustua tarkemmin täällä.

7. Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle erilaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Tahdomme kuitenkin huomauttaa, etteivät nämä lainsäädännön takaamat oikeudet ole täysin rajoittamattomia.

Emme esimerkiksi voi poistaa vuokrasuhteeseesi liittyviä henkilötietoja tilanteessa, jossa sinulla on voimassa oleva vuokrasopimus kanssamme.

Voit pyytää meitä toteuttamaan alla mainittuja oikeuksiasi lähettämällä pyyntösi tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on aina oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus saada pääsy niihin sekä jäljennös näistä tiedoista. Voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntösi tarvittaessa, esimerkiksi tietojen toimittamiseen liittyvien yksityiskohtien osalta.

Oikeus henkilötietojesi oikaisuun. Mikäli koet, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai päässeet vanhentumaan, voit pyytää meitä oikaisemaan tällaiset henkilötiedot.

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevia henkilötietoja. Poistamme tietosi, ellei tietojen säilyttämiselle ole olemassa perusteltua syytä, kuten lakisääteinen velvollisuus jatkaa tietojen käsittelyä.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta vastustaa kaikkea henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan henkilökohtaisen tilanteeseen liittyvän syyn perusteella silloin, kun tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.

Meillä on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy. Tällainen syy voi olla esimerkiksi jatkuva rikosten tai ilkivallan uhka tai sellaisten selvittäminen.

Lisäksi voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteissa, joissa kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

Oikeus siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on oikeus saada siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle sellaiset henkilötietosi, joiden käsittely tapahtuu automaattisin keinoin ja perustuu antamaasi suostumukseen tai sopimukseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että olemme esimerkiksi käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä.

8. Miten suojaamme henkilötietojasi?

Manuaalisina säilytettävät tiedot säilytetään lukitussa tilassa. Henkilötiedot kerätään rekisteriin, johon Avara Oy:n rajatuilla ja nimetyillä työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla on henkilökohtaiset tunnukset. Henkilötietoja käsittelevät tahot ovat allekirjoittaneet asianmukaiset salassapitositoumukset tai heitä muutoin koskee salassapitovelvollisuus. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään ja käytössä on vahvat salasanat.

Digitaalisessa muodossa säilytettävät asuntopalveluita koskevat tiedot säilytetään luotettavalla tavalla suojatussa ja suljetussa tietojärjestelmässä, jonka käyttäminen edellyttää tietokantajärjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tiedot on talletettu palvelimelle, joka sijaitsee lukitussa tilassa, jossa liikkumista rajoitetaan kulunvalvonnalla ja valvotaan tallentavalla kameravalvonnalla.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä, tietoturvaa ja tietosuojaa koskien, joita ohjeita ja määräyksiä työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

9. Evästeiden käyttö verkkopalveluissamme

Hyödynnämme verkkopalveluissamme evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille ja mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä.

Evästeiden avulla pystytään parantamaan sivujen sisältöä ja tarjoamaan asiakkaille yksilöityjä sisältöjä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja ja ne voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpidettävien sivujen ja tarjottavien palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Toiminnalliset evästeet

Toiminnallisia evästeitä käytetään tallentamaan sivuston toiminnallisuuden kannalta olennaisia tietoja, ja niitä ei voi kytkeä pois päältä. Toiminnallisia evästeitä ovat mm. evästeluvan valinnan tallennus, jotta sinulta ei kysytä tätä tietoa uudestaan.

Sivustolla käytetään seuraavien kolmansien osapuolten toiminnallisia evästeitä:

• HubSpot

Analytiikka- ja mainontaevästeet

Sivustolla käytetään erilaisia analytiikkaevästeitä, jotka auttavat arvioimaan kuinka käyttäjät käyttävät verkkopalvelua. Evästeeseen tallentuvat tiedot siitä, kuinka käytät verkkopalvelua (mukaan luettuna IP-osoite). Evästeen tiedot lähetetään kolmannen osapuolen palvelimille ja tallennetaan niille eli tiedot voivat sijoittua EU-alueen ulkopuolelle.

Mainontaevästeiden avulla, tätä samaa analytiikkatietoa käytetään mainonnan kohdentamisessa ja personoinnissa.

Sivustolla käytetään seuraavien kolmansien osapuolten analytiikka- ja mainontaevästeitä:

  • Google
  • HotJar
  • Facebook
  • HubSpot
  • LinkedIn

10. Tämän tietosuojaselosteen muuttaminen

Tässä tietosuojaselosteessa esitetyt tavat, joilla henkilötietojasi käsitellään, voivat muuttua liiketoimintamme kehittyessä ja täten tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla ja kehotamme sinua aika-ajoin tutustumaan sen sisältöön.