Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Avara Oy ja Avara Rahastot Oy Yhteistyökumppanien edustajat

Päivitetty 31.7.2023

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, kun toimit Avaran yhteistyökumppanin edustajana, tämän tosiasiallisena edunsaajana tai kontrolloivana henkilönä.

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai haluat hyödyntää sinulle tietosuojalainsäädännössä taattuja oikeuksia, voit olla meihin yhteydessä alla olevaan osoitteeseen.

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Avara Oy
Bulevardi 7
00120 Helsinki
tietosuoja@avara.fi

Avara Rahastot Oy
Bulevardi 7
00120 Helsinki
tietosuoja@avara.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti lakisääteisten ja sopimus- tai muun sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi. Käsittelemämme henkilötiedot voivat olla peräisin erilaisista julkisista lähteistä, kuten edustamasi organisaation internetsivuilta tai sinulta itseltäsi. Hankimme henkilötietoja ulkopuolisista lähteistä, kuten

• viranomaisten rekistereistä
• yritys- ja päättäjä- ja tilaajavastuutietoja tarjoavilta tahoilta

Lakisääteisiin velvoitteisiimme perustuva henkilötietojen käsittely:

• Kirjanpito ja verotus. Käsittelemme ja säilytämme henkilötietojasi rajoitetusti myös kirjanpitoa ja verotusta varten.
• Pakotteiden noudattaminen. Teemme pakote- ja varoituslistoihin liittyviä tarkastuksia lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
• Viranomaisraportointi. Käsittelemme henkilötietojasi myös viranomaisraportoinnin yhteydessä, jolloin henkilötietojasi voidaan luovuttaa myös lakiin perustuen erilaisille viranomaisille, kuten Finanssivalvonnalle tai verottajalle.

Oikeutetut edut:

• Sopimus- tai muun suhteen hoitaminen ja viestintä. Käsittelemme tietoja sinusta, jotta voimme käsitellä edustamasi yhtiön asioita ja olla sinuun uudelleen yhteydessä tarvittaessa.
• Väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen.
• Markkinointi. Kohdennamme sinuun markkinointia elinkeinonvapauteen perustuvan oikeutetun etuumme perusteella silloin, kun markkinoinnilla on jokin liityntä työtehtäviisi tai asemaasi edustamassasi yhteisössä. Huolehdimme siitä, että oikeutetun edun perusteella suoritettava käsittely on oikeasuhteista etuihisi nähden ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi.
  
  Vastustamisoikeus. Kun henkilötietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella, sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Lue lisää kohdasta 6.

3. Millaisia henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme muun muassa seuraavien henkilötietoryhmien tietoja:

Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, kuten työsähköpostiosoite, ja organisaation postiosoite

Tehtävänimike ja asema yrityksessä.

Pakote- ja varoituslistojen tiedot, kuten mahdolliset pakotteet ja varoitukset.

Suostumukset ja luvat, kuten henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot, kuten markkinointikielto.

Tunnistamis- ja taustatiedot, kuten henkilön tunnistamiseksi tarvittavat tiedot sekä poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot.

Viestintätiedot, kuten yhteydenpitoon liittyvät viestit, joissa olet osapuolena.

Väärinkäytöksiin liittyvät tiedot, väärinkäytöksien estämiseksi, selvittämiseksi ja väärinkäytösten aiheuttamien vahinkojen rajoittamiseksi tarvittavat tiedot.

4. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin tarvitsemme niitä siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki, niin vaatii.

5. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot kolmansiin maihin

Vaikka teemmekin paljon itse, hyödynnämme toiminnassamme Avaran ulkopuolisia toimijoita. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajien ryhmille:

• Erilaisille IT- ja konesalipalveluiden toimittajille
• Asianajotoimistoille sekä muille neuvonantajille mahdollisen toimeksiannon yhteydessä
• Laskutus- ja kirjanpitopalvelukumppaneillemme
• Myynti- ja markkinointikumppaneillemme
• Verottajalle ja muille viranomaisille
• Rahoitus- ja maksupalveluita tarjoaville toimijoille, kuten pankeille maksutapahtumien toteuttamiseksi

Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi sulautumisen, omaisuutemme myynnin tai koko liiketoimintamme tai sen osan rahoituksen tai hankinnan yhteydessä sekä muiden vastaavien yritysjärjestelyjen yhteydessä Huomioithan, että osa käyttämistämme kumppaneista ja henkilötietojen vastaanottajista sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tilanteissa, joissa henkilötietojasi siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, olemme toteuttaneet erilaisia toimenpiteitä, joilla eurooppalaisen lainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso säilyy myös siirtojen jälkeen. Esimerkki tällaisista toimenpiteistä on Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden hyödyntäminen osana sopimuksia, joita solmimme kolmansissa maissa sijaitsevien henkilötietojen vastaanottajien kanssa. Euroopan komission mallilausekkeisiin voit tutustua tarkemmin täällä.

6. Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle erilaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Tahdomme kuitenkin huomauttaa, etteivät nämä lainsäädännön takaamat oikeudet ole täysin rajoittamattomia. Emme esimerkiksi voi poistaa henkilötietoja tilanteissa, joissa meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja. Voit pyytää meitä toteuttamaan alla mainittuja oikeuksiasi lähettämällä pyyntösi tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on aina oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on aina oikeus saada pääsy niihin sekä jäljennös näistä tiedoista. Voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntösi tarvittaessa, esimerkiksi tietojen toimittamiseen liittyvien yksityiskohtien osalta.

Oikeus henkilötietojesi oikaisuun. Mikäli koet, että käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai päässeet vanhentumaan, voit pyytää meitä oikaisemaan tällaiset henkilötiedot.

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevia henkilötietoja. Poistamme tietosi, ellei tietojen säilyttämiselle ole olemassa perusteltua syytä, kuten lakisääteinen velvollisuus jatkaa tietojen käsittelyä.

Oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta vastustaa kaikkea henkilötietojesi käsittelyä. Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä omaan henkilökohtaisen tilanteeseen liittyvän syyn perusteella silloin, kun tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Meillä on oikeus jatkaa henkilötietojen käsittelyä käsittelyn vastustamisesta huolimatta, jos meillä on käsittelyyn erityisen painava syy. Tällainen syy voi olla esimerkiksi väärinkäytökseen liittyvä epäily tai sellaisen selvittäminen. Lisäksi voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteissa, joissa kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että olemme esimerkiksi käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löydät täältä: https://tietosuoja.fi/etusivu

7. Miten suojaamme henkilötietojasi?

Pääsyn rajoittaminen. Henkilötietojen käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille, valtuutetuille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain asianmukaisin käyttövaltuuksin.

Sopimukset. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Myös mahdolliset henkilötietoja käsittelevät sopimuskumppanimme sitoutuvat huolehtimaan asianmukaisista henkilötietojen turvallisuutta koskevista toimista.

Henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistus. Olemme järjestäneet kattavaa tietosuojakoulutusta sekä ohjeistusta koko henkilöstöllemme. Olemme antaneet työntekijöillemme sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä, tietoturvaa ja tietosuojaa koskien, joita ohjeita ja määräyksiä työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojen tekninen suojaus. Henkilötiedot ja järjestelmät on suojattu mm. palomuurein. Valvomme lisäksi henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tapahtumia ja pyrimme tunnistamaan poikkeamia automaattisesti. Tiedot on talletettu palvelimelle, joka sijaitsee lukitussa tilassa, jossa liikkumista rajoitetaan kulunvalvonnalla ja valvotaan tallentavalla kameravalvonnalla. Tarvittavat fyysiset kopiot henkilötiedoista säilytetään lukitussa tilassa. Tarkastamme henkilötietojen käsittelytoimet sekä niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin arvioimme käsittelyyn liittyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.